real

8-800-25-003-55

Включи свою 1С на полную мощность!

Недавно общалась с бухгалтером одной компании. Она жаловалась, что налоговая попросила для проверки документы, а они уже сшиты в архив. И вот она расшивала архив, доставала документы, копировала, оставила пока архив не сшитым, вдруг еще что-нибудь попросят. А еще пришлось в срочном порядке обращаться к контрагентам, потому что не все документы, оказывается у неё были подписаны с другой стороны. В общем набегалась.

Действительно с ужесточением учета НДС, особенно, если вы хотите его возместить, все чаще налоговая просит всякие подтверждения, проводит встречные проверки.
Попадали ли вы в подобные ситуации?
Какие есть выходы:

Один вариант, например, можно со всеми контрагентами наладить электронный документооборот (ЭДО). Т.е. все документы накладные, акты, счета фактуры, подписывать электронно-цифровой подписью и отправлять контрагентам прямо из программы 1С, даже не распечатывая. Те со своей стороны получают документы, подписывают своей электронно-цифровой подписью и у них в 1С автоматически создается документ поступления от Вас. Вариант классный, но для этого нужно, чтобы у всех участников обмена были ЭЦП и настроен 1С:Электронный документооборот в программе учета. Тогда при любой проверке, просто распечатываете документы из 1С с ЭЦП и все тут. Правда не все пока доверяют этим электронным документам, не все контрагнеты соглашаются так обмениваться, налоговая по старинке просит все равно заверить «живой» подписью и печатью, но этот вариант, как ни крути ждет нас всех в будущем.

Другой вариант, поскольку больше доверия все же пока к «живым» подписям и печатям, то можно воспользоваться специальным модулем «Скан-Архив» (Разработчик 1С-Гэндальф). Уникальность «Скан-архива» в том, что работа ведется сразу в «1С:Предприятии 8». Программа переводит любой бумажный документ в скан-копию, при этом скан-образы подписанных документов автоматически (по штрих коду или по номеру и дате) прикрепляются к остальным документам прямо в «1С:Предприятие 8».

Остановлюсь на последнем варианте подробнее. Мы используем эту программу уже более года.

Как это работает:

Предварительно на печатные формы мы один раз настроили штрихкоды. Документы реализации стали распечатываться каждый со своим штрихкодом. Когда приходит подписанный от контрагента документ (акт или накладная, акт сверки), то для создания электронного архива мы сканируем один или несколько документов (примерно по 4 секунды на документ), далее программа автоматически по штрихкоду находит этот документ у нас в базе. Бухгалтер нажимает кнопку Прикрепить и все изображения прикрепляются к нужным документам в базе. 
Для сканирования сразу больших пачек документов предназначены специальные потоковые сканеры, обрабатывающие до 60 листов в минуту (например, Canon DR-M160). Если у вас небольшой документооборот, то можно воспользоваться обычным сканером. Мы используем обычный.

Что мы получили благодаря «Скан-архиву»:

  • Проверку полноты возвращенных документов в базе. Бухгалтер с определенной периодичностью формирует отчет и видит, какое документы не вернулись и просит контрагентов их вернуть. Раньше процент возвращенных документов у нас был не более 50, а сейчас 96 % уже второй год.

654

  • Экономию времени и ресурсов. Если кто-то попросил у нас подписанные документы: контрагент или налоговая, то мы без промедления это делаем, как минимум за предыдущие два года, которые мы загрузили, потому что м мы имеем возможность мгновенного поиска копии любого документа.
  • Упорядоченный архив непосредственно в базе «1С:Предприятие 8». Это очень удобно, чем просто где-то на сервере хранить. В реестре настроил отбор по нужным документам и вывел на печать – удобнее чем, просто файлы в папке, которые сложнее отсортировать по дате, контрагенту, группе контрагентов и т.д. (Зеленым цветом помечаются обработанные документы)

456

Что нам понравилось в «Скан-архиве»:

  • легкость внедрения и независимое от контрагентов использование – в отличие от ЭДО; «Скан-архив» работает не зависимо от того, пользуются ли ваши контрагенты электронным документооборотом или нет
  • не нужно обучать работе с программой большое количество сотрудников – достаточно обучить одного;
  • быстрая и легкая первоначальная настройка – занимает 1-2 часа;
  • низкая стоимость – сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 0,5-2 месяца работы, в зависимости от варианта поставки;
  • работа непосредственно в любых конфигурациях «1С»;
  • все скан-копии хранятся в системе хранения данных, поэтому база не перегружается.

Цена о-о-очень демократичная, учитывая её ценность, и зависит от версии программы: 
Базовая версия стоит 9600 и включает:

  • Ведение архива документов
  • Автоматическое штрихкодирование документов при печати
  • Автоматическая привязка скан-образов к документам учетной записи «1С:Предприятия»
  • Учет возвращенных и невозвращенных документов
  • Контроль полноты архива
  • Отбор и экспорт скан-образов документов по заданным условиям
  • Ограничение по количеству скан-образов (500) в месяц

Стандартная версия стоит 48000 и не ограничена количеством скан-образов и количеством информационных баз, к которым можно подключить модуль.

Если хотите навести порядок в своих документах, то обращайтесь, с удовольствием продемонстрируем и расскажем более подробно как это работает, а так же поставим и настроим эту уникальную программу прямо в вашей 1С.

Заказать демонстрацию!


Новые статьи

ФСС переходит на новые правила обмена электронными документами с работодателями

Минюст зарегистрировал правила обмена электронными документами с работодателями, утвержденные приказом ФСС от 27.12.2021 № 595. Текст документа опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.

Данные правила определяют порядок и условия организации электронного взаимодействия территориальных органов ФСС и работодателей с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

В частности, утвержденные правила распространяются на такие документы, как:

  • требование об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов;
  • решение о взыскании;
  • акт проверки;
  • решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • требование о представлении документов;
  • решение о возмещении излишне понесенных расходов;
  • требование о возмещении излишне понесенных расходов.

Также правила распространяются на иные документы, которые представляют работодатели по требованиям территориальных органов ФСС в рамках закона об обязательном социальном страховании (от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Согласно правилам, перечисленные документы должны составляться в электронной форме либо формироваться путем преобразования из ранее составленного бумажного документа в электронную форму путем сканирования.

При направлении документов территориальными органами ФСС работодателю формируются:

  • квитанция подтверждения факта направления территориальным органом ФСС документов;
  • квитанция подтверждения получения работодателем документов из ФСС.

При направлении перечисленных выше документов работодателем в ФСС должны формироваться:

  • квитанция подтверждения факта направления работодателем документов;
  • квитанция подтверждения получения территориальным органом ФСС документов;
  • уведомление о приеме территориальным органом ФСС документов;
  • уведомление об отказе в приеме территориальным органом ФСС документов.

При этом работодатели и ФСС обязаны обеспечить срок хранения всех отправленных и принятых документов, включая технологические, не менее 5 лет.

Указанные правила вступят в силу с 10 апреля 2022 года.


Переходите на электронный документооборот с "1С-ЭДО"

Оставить заявку

Налоговый и бухгалтерский учёт - изменения с 1 января 2022 года

Налоговый учет

Новый социальный вычет на физкультурно-оздоровительные услуги

С 1 января 2022 г. появится новый доход в виде вычета по НДФЛ, а именно: те лица которые будут пользоваться физкультурно-оздоровительными услугами и собственно оплачивать их, смогут воспользоваться применением данного вычета.

Подробнее...

Социальный электронный документооборот - новое в 2022 году.

______________________________________________________________________________________________________________________________________

С 01.01.2022 ФСС России переходит на беззаявительный (проактивный) порядок выплаты пособий. Его суть в том, что информацию о страховом случае, в связи с которым назначается пособие, фонды будут получать не от работодателя (за одним исключением), а на основании сведений об открытии и закрытии листков нетрудоспособности, а также от иных ведомств в порядке обмена данными (в частности, от органов ЗАГС).                   ______________________________________________________________________________________________________________________________________

Подробнее...

Новый формат заполнения платежных поручений с 1 октября 2021 года!

 С 1 октября начинает действовать новый формат заполнения платежных поручений на перечисление в бюджет налогов, сборов, взносов и иных платежей, администрируемых налоговыми органами.

"Указанные изменения в порядок заполнения реквизитов платежных поручений на перечисление налоговых платежей внесены приказом Минфина от 14.09.2020 года № 199н."

Подробнее...

ФСС с 2022 года будет оповещать работодателей о больничных, открытых сотрудниками - онлайн!

С 2022 года ФСС будет автоматически в режиме онлайн оповещать работодателей об открытии и изменении статуса больничных для работников. Эту новость сообщил замглавы департамента информационных технологий и защиты информации ФСС РФ Григорий Прямов в ходе Единого онлайн-семинара 1С, который проходил, 6 октября 2021 года.

Подробнее...
// // // //